De afgelopen twee jaar heb ik voor verschillende klanten DNA sessies mogen begeleiden. Iedere klant met zijn eigen uitdagingen. Mooi werk, want super relevant en uitdagend om DNA dat vaak onderliggend is expliciet en tastbaar te maken. Deze ervaringen hebben me waardevolle inzichten opgeleverd over wat wel en niet werkt bij het bepalen van het DNA. Voor dit blogartikel heb ik deze inzichten vertaald naar een praktisch stappenplan waarmee je het DNA kunt bepalen. In 6 stappen laat ik zien hoe je vanuit een praktisch kader de kern van het DNA vastpakt, dit aanscherpt en vervolgens effectief kunt vertalen naar al je medewerkers.

Stap 1: Begin bij de grondleggers

Het DNA begint altijd bij de grondleggers. Zij zijn de ziel van het DNA. Dit zijn de oprichters aangevuld met de langstzittende directieleden. Vanuit een bepaalde urgentie zijn zij het bedrijf begonnen waarna de organisatie stappen heeft gemaakt en geëvolueerd is tot wat het nu is. Deze ziel of beter gezegd bezieling moet je weten te vangen. Waar ontleent de organisatie zijn bestaansrecht uit? Wat zijn belangrijke mijlpalen waar ze trots op zijn? Wat zijn keuzes geweest die je nu nog steeds terug ziet in de missie en de visie? Stippel een historische tijdlijn uit en benoem met elkaar de belangrijkste kernwaarden.

Resultaat van deze sessie is een woordenwolk van kernwoorden met een tijdlijn van de belangrijkste historische mijlpalen.

Stap 2: Valideer het DNA bij de belangrijkste stakeholders

Na deze eerste stap ga je de woordenwolk toetsen aan de stakeholders en fijnslijpen. Deze stakeholders moeten alle lagen van de organisatie vertegenwoordigen en begrijpen wat er nodig is in de toekomst. Is het geschetste DNA in de woordenwolk volledig? Missen we nog belangrijke punten? In deze sessie ga je ook analyseren waar je naar toe wilt en bepaal je met elkaar welke belangrijke kernwaarden het bedrijf nodig heeft vanuit de toekomstambitie. Met elkaar stap je in de toekomst.

Nodig mensen uit die ambassadeurs zijn van het DNA en die dit DNA kunnen uitdragen.

Stap 3: Leg de focus op waar de noodzaak ligt

In iedere organisatie zijn er spanningsvelden tussen huidig gedrag en gewenst gedrag. Deze dienen uitgesproken te worden. Een adequate vorm hierin is werken met tegenstellingen. Een aantal voorbeelden: Commercieel vs Inhoudelijk. Vrijblijvend vs Commitment. Proactief vs Afwachtend. Deze excercitie doe je met een brede vertegenwoordiging van de organisatie. Breng een groep met zowel positief als kritisch gestemde medewerkers bij elkaar. Zo voorkom dat je niet afdrijft op een roze wolk met elkaar. Door met prikkelende stellingen met elkaar de discussie aan te gaan maak je keuzes met de groep en scherp je de betekenis van de gewenste lading van de woorden aan.

Ga met elkaar de discussie aan en benoem levendige voorbeelden van situaties in de organisatie.

Stap 4: Blauwdruk DNA

Ben je uit het definitieve DNA, dan volgt de uitwerking in tekst, beeld en tone of voice. Kies een vorm die past bij het DNA. Dit kan een magazine zijn. Een boekwerk. Een filmpje. Zelf heb ik de voorkeur voor iets tastbaars dat ook impactvol en blijvend is. Denk bijvoorbeeld aan een mooi kunstwerk of een grote foto waar iedereen met zijn eigen DNA zijn vingerafdruk op kan zetten. Zie de case hieronder voor een mooi, creatief voorbeeld.

De blauwdruk maakt voor iedereen zichtbaar en tastbaar wat je DNA inhoudt en gebruik je als rode draad in al je processen. Vertaal het DNA dus ook naar deelplannen Operations, HR, Sales, Marketing.

Stap 5: Interne activatie

Natuurlijk zorg je dat je interne communicatie op orde is. Maar laat het niet bij zenden. Het DNA moet doorleefd worden zodat iedereen gaat handelen naar het juiste DNA vanuit draagvlak en verbinding. Dit doe je door te activeren. Een leuke vorm is iedere week of iedere maand een bepaald speerpunt te delen met elkaar en hier een ambassadeur uit te kiezen die uitblinkt op dit gebied. Goed voorbeeld doet volgen!

Stel je zelf de vraag hoe kunnen we onze medewerkers positief stimuleren vanuit het juiste DNA.

Stap 6: Deel successen intern en extern

Deel en vier successen en maak zo mensen deelgenoot van gezamenlijk succes. Wees daarbij niet bang om interne successen naar buiten te communiceren vanuit de juiste context. Immers wat je naar buiten uitdraagt werkt dubbel zo hard naar binnen (Perceiced External Performance)

Niets is zo aanstekelijk als succes.

Stappenplan DNA

Veelgebruikte theoretische modellen om de identiteit te bepalen zijn The Golden Circle van Simon Sinek, Archetypes van Carl Jung (zie mijn eerdere blog), Corporate Identity model van Birkigt & Stadtler. Allemaal prima werkmodellen met ieder hun voor en nadelen. Het DNA stappenplan dat ik zelf heb ontwikkeld, is wat minder theoretisch, maar is vooral geënd op de praktijk. Hieronder heb ik in 6 overzichtelijke stappen de werkwijze die ik hanteer gevisualiseerd:

Mooie praktijk case: de DNA puzzel van AbelTalent

Voor AbelTalent hebben we na meerdere DNA sessies met directie en MT het DNA uitgewerkt als een fotocollage met authentieke foto’s van eigen mensen. Vanuit het idee om iedereen een stukje DNA te sturen ontstond het concept om het DNA uit te werken in een puzzel. En zo kreeg iedereen een week voor de presentatie een puzzelstukje van het DNA thuisgestuurd. Tijdens de kwartaalmeeting hebben we na de presentatie met het hele team de DNA puzzel gelegd. Een mooie symbolische vorm om iedereen in een actieve vorm onderdeel uit te laten maken van het DNA.

Op het einde kreeg ook iedereen een mooi boekwerk mee naar huis waarin de blauwdruk van het DNA met foto’s en tekst is uitgewerkt. Van Aandacht tot Verbinden.

De voordelen van een scherp gedefinieerd DNA

1. Sterke bedrijfscultuur
Een duidelijk gedefinieerd DNA kan de bedrijfscultuur verbeteren. Niet alleen door medewerkers een gevoel van doel en richting te geven. Het helpt iedereen in de organisatie om te begrijpen waar we voor staan en wat de focus is op organisatie en op afdelingsniveau.

2. Meer ambassadeurs en verhoging productiviteit
Wanneer medewerkers duidelijk begrijpen wat het DNA van de organisatie is, kunnen ze zich hier ook mee identificeren en zullen ze hier ook naar gaan handelen. Als de neuzen dezelfde richting op staan draagt dit ook bij aan een verhoogde productiviteit.

3. Consistentie en aantrekkingskracht
Als je organisatieprofiel sterk is, zal je merkidentiteit consistent zijn. Dit betekent dat medewerkers en klanten een duidelijk beeld hebben van wie je bent als organisatie, wat kan leiden tot een verbeterd imago en verhoging van de loyaliteit.

4. Sturing
Met een duidelijk gedefinieerd organisatie-DNA, kunnen managers en leiders effectiever beslissingen nemen die in lijn zijn met de kernwaarden en doelen van de organisatie.

5. Aantrekken en behouden van talent
Mensen willen werken voor organisaties die duidelijk weten waar ze voor staan. Door je DNA aan te scherpen, zullen talenten op de arbeidsmarkt ook bewuster voor je organisatie kiezen met als gevolg dat er minder proeftijdverlaters zijn of verloop onder nieuwe medewerkers is.

>> Zoek je nog een ervaren moderator die op een energieke en verbindende manier de DNA sessies kan begeleiden met de juiste mensen in je organisatie? Ik kom graag een keer luisteren en vertel je graag wat mijn ervaringen zijn om te komen tot een doelgerichte aanpak die past bij je organisatie. Stuur me een email of bel 0681151974.